Wikis en la intranet del British Council y la cultura de la negociación

Maish R Nichani ha escrito un artículo sobre el uso de wikis en la intranet de la sede del British Council (BC) en Singapore.

La idea de utilizar los wikis fue promovida por Mark Hamilton (experto en comunicación y director de gestión de conocimiento), que se puso a experimentar en su casa con JotSpot, un software de creación wikis, y vió el potencial de este tipo de herramienta para las actividades del programa de desarrollo profesional del BC.

Dice Mark que, sin embargo, no habría apostado por este tipo de tecnología de no existir en su organización una "cultura de negociación", en la que la gente es consciente de que hay muchos temas de los que no saben, que los otros pueden aportarles nuevos conocimientos, y que a través del diálogo y la negociación se pueden obtener mejores resultados.

Algunas de las áreas y actividades que mejoraron con el uso de wikis

  • las reuniones mensuales: la planificación de la agenda, la publicación de las actas, el seguimiento de las decisiones acordadas…
  • el "Día del desarrollo" (una reunión para compartir mejores prácticas): la documentación resultante del trabajo realizado en esas reuniones se ha unificado en un único sitio
  • información de soporte: en el wiki se comparte y se va almacenando información sobre las compañías con las que trabaja el BC, creando una base de conocimiento
  • reporte de problemas: se utiliza el wiki para registrar los problemas de los cursos realizados, el sistema avisa al responsable, para que lo solucione, y éste lo comunica después al resto a través del wiki
  • gestión del tiempo y de la planificación: se han mejorado los procesos y procedimientos para gestionar las agendas y la planificación del personal, que ahora están siempre actualizados en tiempo real y pueden ser consultados por todos en el wiki
  • aplicación en proyectos específicos: a medida que los empleados se han ido familiarizando con los wikis y viendo sus ventajas, los están emepezando a utilizar para proyectos concretos

Las conclusiones: los wikis no son garantía de éxito en la mejora de la gestión de conocimiento y la colaboración en una organización, pero son una herramienta perfecta si se dan algunas condiciones: la existencia de una cultura negociadora, la necesidad de trabajar en equipo y colaborar, un promotor que muestre el camino.

Wikis offer a simple shared space to collaborate on things that really matter. This does not translate into the “build it and they will come” thinking. Rather, as described in this article, wikis will work only if all of the following are present:

  • The right culture. The talking, negotiating type.
  • A practical, compelling reason to collaborate, to share (it helps if they are a number of practical, compelling reasons).
  • A champion who can show the way.

[vía elearningpost]

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